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中山大学基建处公文管理实施细则

作者:基建处发布日期:2017-12-19

第一章  总则

第一条  为使我处行政公文工作科学化、制度化、规范化,根据《中山大学行政公文处理实施细则》,结合我处实际情况,制定本实施细则。

第二条  本细则中的行政公文主要指由基建处在行政管理过程中负责起草发出的具体法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的办理、管理整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规,和学校的有关规定,确保国家秘密的安全。

第六条  基建处各级领导应当高度重视公文处理工作,加强对本处及各科(办)公文处理工作的领导和检查。

第七条  综合管理科是基建处公文处理的管理机构,主管基建处公文处理工作并指导全处的公文处理工作。

第八条  综合管理科文秘工作人员具体负责基建处的公文处理工作。

第二章  公文种类

第九条  基建处的公文种类主要有:

(一)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

主要包括:

1.中大基建函。以中山大学名义发往外单位的函。

2.基建函。以基建处名义发往校内同级单位的函。

(二)报告。适用于向上级部门汇报工作,反映情况,回复上级部门的询问。

(三)请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

(四)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

(五)其他公文种类详见《中山大学行政公文处理实施细则》。

第三章  公文格式

第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。

(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。以学校名义印发的公文使用“中山大学文件”的红色公文首页,以“中大基建函”印发的平行文、下行文,使用“中山大学”信函式红色公文首页,以“基建函”名义印发的,使用印有中山大学基建处全称的信函式红色公文首页。

(五)发文字号。由单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。以学校行政名义印发的公文,由校长办公室负责统一编号管理。机关代字一般由发文机关代字和发文机关主办文件的部门代字组成。以中山大学名义印发的上行文,发文字号为中大〔20x号;以中山大学名义印发的平行文、下行文。机关代字应包括“中大”和主办文件部门代字,如“中大基建〔20x号”;以中山大学名义印发的信函式公文,发文字号为“中大基建函〔20x号”。以基建处名义印发公文的发文字号,机关代字不得使用“中大”二字,即“基建〔20x号”,“基建函〔20x号”。

(六)签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用全称、规范化简称或同类型单位统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

(十三)印章。公文除会议纪要外中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章。

(十四)附注。需要说明的其他事项,应当加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文,以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致。如附件和正文不能一起装订,应当在附件左上角编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十一条  公文的版式按照《党政机关公文格式》(2012629日发布)国家标准执行。

第十二条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条  基建处不得越级向学校或上级部门请示和报告,需向学校或上级部门请示和报告工作的,应填写“中山大学公文呈批表”,连同“请示”或“报告”原件送交校长办公室办理,不宜直接送领导个人。

第十四条  作为学校的一个机关行政处室,基建处一般不得对外正式行文。

基建处与校内各行政处室相互行文和向学校下属行政单位的相关业务部门行文时,除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级单位正式行文。

第十五条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,不得同时多头报送。需要同时报送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。

第五章  公文拟制

第十六条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条  公文起草应遵循以下基本原则:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他单位职权范围内的事项,起草单位必须征求相关单位的意见,力求达成一致。

(七)单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第十八条  公文草拟单位应注意以下事项:

(一)各单位需以学校名义行文时,主办单位草拟公文后应填写“中山大学党委发文稿纸”、“中山大学发文稿纸”或“中山大学纪委发文稿纸”。

各单位向学校领导、校级工作委员会或工作小组请示或报告工作,主办单位草拟公文后应填写“中山大学党委公文呈批表”、“中山大学公文呈批表”或“中山大学纪委公文呈批表”。

(二)各单位上报公文,均须在对应的发文稿纸或公文呈批表上由本单位负责人签署意见(加盖公章),并请相关单位会签后,连同规范版式的公文正文、附件,统一送党委办公室、校长办公室或纪委办公室流转与呈报校领导,不宜直接送校领导个人。

(三)呈报校领导的请示,原则上主送一位分管校领导,如有特殊情况,需请多位校领导阅批,应根据相关性原则将同一文件先后呈报,严禁一文同时分送。

(四)有明确主管单位的事项,需先送主管单位会签意见,再报校领导。有明确副职校领导分管的事项,如需报送主要校领导,应先送分管校领导签署意见。

(五)拟制紧急公文,应体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。“特急”件应提前一个工作日、“加急”件应提前二个工作日送达党委办公室、校长办公室或纪委办公室。

(六)公文中的人名、地名、数字、引文必须准确。引用已发布公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。引用日期应当写明具体的年、月、日。

(七)公文中使用非规范化简称时,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(八)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(九)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(十)应当使用国家法定计量单位。

(十一)应注明公文公开属性,类别包括:主动公开、依申请公开、不予公开。以公开为原则,不公开为例外。

(十二)涉密公文的草拟,必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理,并按有关要求采取保密措施。

第十九条  各单位向学校或校内同级单位正式行文,应由本单位文秘部门或办公室统一处理,指定专人对公文草拟规范进行初核。

第二十条  以学校名义印发的公文,呈校领导签发前,由党委办公室、校长办公室、纪委办公室负责审核。重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文单位意图;是否与现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十一条  签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第六章  发文办理

第二十二条  发文办理指以基建处名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程的:

(一)以“中大基建函”的名义印发的公文制作流转程序主要包括:

主办科(办)拟稿→科(办)负责人核稿→主管科(办)的副处长核稿审批→处长审批→文件管理员复核→报校长办公室呈校领导审批→按学校公文审批流程流转→校领导签批→文件管理员复核后编号→拟稿人校对并填写印刷份数→文件管理员根据印刷份数后按公文规范格式缮印文件并送往校长办公室加盖“中山大学”公章→拟稿人签收正式文件→综合管理科归档。

(二)以“基建函”名义印发的公文制作流转程序主要包括:主办科(办)拟稿→科(办)负责人核稿→分管科(办)副处长核稿审批→处长审批→文件管理员复核编号→主送单位→按学校公文审批流程流转→文件管理员按公文规范格式缮印文件并加盖“中山大学基建处”公章→拟稿人签收正式文件→综合管理科归档。

具体的发文流程参照“基建处发文流程”。

第二十三条  草拟公文应当做到:

—)符合国家法律、法规及其他有关规定,如提出新政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当按照行文的目的,发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应体现紧急的原因,并根据实质需要确定紧急程度,“特急件”应提前1个工作日,“急件”应提前2个工作日送达校长办公室。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引文字号。引用外文,应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“以”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名次或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。  

第二十四条  拟制公文,对涉及其他单位职权范围内的事项,主办单位应当主动与有关单位协调,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办单位的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致意见时,主办单位可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关单位会签后,报请上级机关协调或裁定。

第二十五条  文件印制份数应根据各发文科(办)的实际需要和文件归档的需要确定。

(一)中大基建函应至少保证校长办公室留档1份,综合管理科留档4份,发文科(办)留档1份,收文单位1份,城市档案馆留档1份,校档案馆留档1份,即至少8份(拟稿人确定好最终需求份数,在发文稿纸中“份数”一栏建议填写不少于8份)。

(二)基建函应至少保证综合管理科留档2份,发文科(办)留档1份,收文单位1份,即至少4份(拟稿人确定好最终份数并告知综合管理科)。

第七章  收文办理

第二十六条  收文办理是指收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

第二十七条  综合管理科收到处内各科(办)需要办理的公文,应对公文进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则,文种使用、公文格式是否规范;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。

第二十八条  综合管理科收到校长办公室或校内其他部门转来的公文时,应及时做好登记,转相关处领导批示后,交有关科(办)办理。

第二十九条  送处领导批示或者交有关科(办)办理的公文,综合管理科要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第三十条  基建处收文的主要流程为:文档到达基建处综合管理科→在《基建处收转文登记薄》上登记→转相关处领导签收→转有关科(办)签收。

具体的收文流程参照“基建处收文流程”。

第八章  公文归档

第三十一条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》、各校区所属市工程档案管理及中山大学档案管理的有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十二条  归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文齐全、完整,能正确反映本单位主要工作情况,便于保管和利用。

第三十三条  联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十四条  本单位负责人兼任其他职务,在履行所兼职责过程中形成的公文,由其兼职单位整理(立卷)、归档。

第三十五条  归档范围内的公文应当确定保管期限。按照有关规定定期向学校档案馆移交。

第三十六条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第九章  公文管理

第三十七条  基建处涉及的公文,由综合管理科统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十八条  公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

第三十九条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第四十条  不具备归档和存查价值的公文,经鉴别并经处长办公会批准,可以销毁。公文的保密按有关规定办理。

第四十一条  工作人员调离岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章  附则  

第四十二条  公文处理中涉及电子文件的有关规定将按照上级颁布的相关法规另行制定。  

第四十三条  综合管理科或主管处领导对上级部门和本部门发出公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。

第四十四条  本细则由综合管理科负责解释。

第四十五条  本细则自发布之日起实施。

 

 

 

 

 

中山大学基建处

二〇一十一十日