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中山大学基建项目档案收集与整理管理办法

作者:基建处发布日期:2015-12-29

为提高我校基建档案的质量和管理水平,全面、完整地收集基建档案资料,保证基建档案的真实和安全,充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用,依据《建设工程文件归档整理规范》、《广州市建筑工程档案编制指南》和《珠海市房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》要求,特制定本办法。

第一章  基本原则

第一条 基建档案是指在我校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建和改建)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片及报表等各种载体的文件材料。

第二条 基建档案是我校基建工作的真实记录和历史凭证,是基建工程扩建和改建、维修、加固的重要依据。基建档案实行集中统一立卷、移交,保证基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条 基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节,要坚持基建工程项目一开始就与基建档案的建立工作同步进行;工程建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行;工程竣工验收要与基建档案资料验收同步进行。在取得城建档案管理部门颁发的《建设工程档案预验收认可书》后,方可组织竣工验收。

第二章  归档文件质量要求

第四条 凡工程文件材料均应是原件,做到审查手续完备、字迹清楚,图面清晰、整洁,不得用易褪色的书写材料书写。

第五条 工程中文字材料幅面尺寸规格宜为A4297mm×210mm),图纸应采用国家标准图幅。

第六条 工程文件的纸张应采用能够长期保存、韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件,凡打印工程档案资料必须激光打印。

第七条 具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全,请示与批复要同时归档,缺一不可。如果报告、请示后无批复,经办人应注明办理情况,以备日后考查。

第三章  建设单位基建档案资料整理移交要求

第八条 工程项目档案资料统一由基建处基建工程管理档案管理员负责整理、立卷、归档,各科的经办人都必须主动将原件资料交档案管理员。移交资料包括《广州市建筑工程档案编制指南》和《珠海市房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》中要求由建设单位立卷的内容,和本办法附表要求移交的资料。

第九条 工程建设过程形成阶段文件:校内外与工程有关的重要往来函件(如中大基建函、基建函、使用单位变更申请、校领导批复意见等)、工程重要协调会议纪要等。

第十条 竣工结算文件:工程开工报告、竣工验收报告、各项设计变更、现场签证、各项合同文件、补充协议、与造价有关的协调会议纪要、竣工图纸、竣工送审结算书、咨询公司审核意见批复、结算报告、审计报告等。

第十一条 建设单位分包的工程:电梯、网络、白蚁、燃气、外水、外电等工程资料由经办的部门在工程阶段负责收集,工程验收后分批移交给基建处工程档案管理员进行全套资料整理、组卷、汇编等工作。

第四章  施工单位基建档案资料整理和移交要求

    第十二条 在工程开工协调会上,基建处工程档案管理员向施工单位、监理单位等提出资料整理的具体要求。

十三 所有竣工图均应加盖竣工图章(要有施工单位、监理单位项目责任人签字)和设计出图章,有变更的部位要注上变更标号。全套竣工图章的编制日期要与竣工报告日期一致。

十四 单位工程资料在工程竣工验收后,施工单位将全套项目档案资料整理、核对分类,组卷、编目,编页码、装订成册,送监理单位审查,经监理单位审查合格,再与监理资料一同送工程质监部门审核符合要求后,12套(含报送系统电子文件,图像、声像光盘)送交基建处工程档案管理员。(注:1套移交工程所在地市城市建设档案馆,1套移交中山大学档案馆,校卷需交施工日志、质量检验批文各1套)

十五 如该项目有人防工程的,施工单位要按工程所在地市人民防空工程专项竣工验收备案管理规定,将档案资料立卷、移交,送市人防办审核备案验收。验收合格后将《人防工程专项竣工验收备案意见书》原件送基建处工程档案管理员归档。

第五章  监理单位基建档案资料整理和移交要求

十六 校卷要求增加监理日志(原件,单独立卷),工程监理过程中产生的资料未含在附表中,但属于监理资料归档范围的也要归档。

第六章  工程档案资料审核要求

十七 工程档案是否齐全、系统、完整。

十八 工程档案是否整理立卷,立卷是否符合城建档案有关规定。

十九 工程档案的内容是否真实、准确地反映工程建设中工程实际状况。

二十 工程档案是否签字、盖章,手续是否完备,竣工图编制是否符合要求。

二十一 核对两套档案是否相符,题名是否与资料相符等。

第七章  档案保存

二十二 要认真贯彻执行《档案法》、《保密法》及学校的有关制度,严守国家机密,保护学校的合法权益。在保管过程中,严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。

二十三 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防尘工作。

第二十四条 对已整理好但因各种手续未完善暂时不能移交的档案资料,存放在基建处档案室。

第八章  档案验收

二十五 建设单位相关验收资料到位后,对其进行整理、组卷、编目、核对,编辑页码、装订成册,并与该项目全套的工程资料汇总排卷,向城市建设档案馆编写《档案预验收专业报告》、《概况表》、《移交目录册》、《移交书》及电子报送系统文件,送规划部门进行资料审查,通过后(全套资料退还)发《建设工程档案预验收认可书》方可进行后续各专业竣工验收。待各专业验收资料齐全后,补卷并将该项目的全套工程档案资料移交城市建设档案馆,其在15个工作日内验收合格后发出《档案验收合格证》。

第九章  竣工验收备案的资料

二十六 收到广州市城市建设档案馆发出的《档案验收合格证》后,复印《档案验收合格证》及根据建设工程竣工验收《备案须知》的要求移交1套备案资料给基建工程管理科相关人员办理竣工备案验收工作。竣工验收备案备份的资料参见《基建项目竣工验收备案流程》,资料不入卷,需要在办理监督意见书、监督报告、备案验收、财务审计等事宜时提供。原件只有1份但又需要移交广州城市建设档案馆的原件资料,需在移交前准备多份复印件,加盖原件存放单位的公章,以方便日后办理备案手续。

第十章  档案移交

二十七 竣工备案通过验收后,将建设单位发包的如电梯、网络、白蚁、燃气、室外工程等工程档案资料和工程竣工结算资料及1已整理好拟交付学校档案馆的工程档案资料,一起进行整理、核对、编目、编辑页码、装订成册,编写《汇总表》。该项目的全套档案资料组排卷后,编写《校卷案卷移交目录册》,移交中山大学档案馆验收入库永久保存。

第十一章  档案借阅

二十八 基建处档案室所存放的所有工程项目档案资料,不论是内部还是外部人员来借阅时,借阅人员要如实说明查档的目的和内容,符合借阅条件的办理手续,方可借阅。

二十九本处人员查阅档案,档案管理员要做好登记手续。

三十 外单位人员查阅档案,需出示单位证明及本人证件,档案管理员要做好登记手续。

三十一 档案一般只供查阅和复印,不予外借。如因工作需要确需外借,需经分管处领导批准并约定归还日期,借阅人应做好外借档案保管工作归还时,须经档案管理人员查验无误时,再予交接。

三十二 查阅、借用档案,应保证档案完好无损,严禁撕损、涂改、抽页、沾污(包括划线、画图等)等如发现以上情况,要依法依规追究责任,严肃处理。

三十三 如摘抄、拍照、复制所查档案内容,需经档案管理人员同意,在登记时注明复印的名称和份数,其中涉密内容需抄录、复制,要经分管处领导批准,且只许在档案室内进行,利用者对其机密内容要负责保密。

第十二章  附则

第三十四条  本办法由基建处负责解释。

第三十五条  本办法自公布之日起实施。

 

 

中山大学基建处

一五年十一月三十日